А моя трудова книжка електронна
Українці активно оцифровують трудові книжки. Навіщо і як це правильно зробити?
За даними ПФУ, наразі оцифровано 3,5 мільйона трудових книжок. Зокрема, 2 мільйона електронних трудових подали роботодавці, 1,47 мільйона — самі застраховані особи.
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки. Впровадження електронного формату цього документа було розпочато в червні 2021-го, щоб удосконалити облік трудової діяльності працівників, зменшити паперовий документообіг. Завдяки цим змінам наймані працівники в будь-який час самостійно можуть перевірити кількість зарахованого страхового стажу, а в майбутньому — подати документи на автоматичне призначення пенсії, без візиту до сервісного центру Пенсійного фонду, — розповідає Олександр Томчук, начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів ГУ Пенсійного фонду в Тернопільській області.
— Як оформити електронну трудову книжку?
— Для цього потрібно авторизуватися на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Це можна зробити будь-яким зручним способом: за допомогою кваліфікованого електронного підпису, який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у банках; за допомогою логіну та паролю - необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в органах Пенсійного фонду за наявності паспорта, ідентифікаційного коду та відповідної заяви; через ID.GOV.UA — за допомогою мобільного телефону (Mobile ID) або за наявності рахунку в банку (Bank ID); за допомогою застосунку Дія.
Згідно із законом України №1217, у працівників та роботодавців є 5 років для оцифрування трудових книжок (відлік часу пішов із 10 червня 2021 року. А отже, відомості необхідно подати до ПФУ не пізніше як 10 червня 2026 року. Звісно, цілком можлива пролонгація цього строку. — Авт.).
Паперова версія документа зможе зберігатися у працівника або вестися паралельно з електронною версією (за бажанням працівника). Зауважу, що в електронній трудовій книжці відображаються дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо трудова діяльність розпочалася раніше, особа може додати інформацію про це особисто, надіславши кольорові скановані копії документів.
— Хто може подати відомості про трудову діяльність для оцифрування трудової книжки?
— Працівник або роботодавець. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової книжки або з інших документів, що можуть підтвердити страховий стаж особи.
— Як це зробити?
— Потрібно увійти до особистого кабінету на вебпорталі Пенсійного фонду України. У розділі "Комунікації з ПФУ" обрати пункт "Відомості про трудові відносини". Завантажити скановані копії паперових документів про стаж та трудову діяльність (кнопка "Додати файл").
— Чи є якісь вимоги до сканованих копій?
— Скановані копії виготовляються у кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж. Вони мають містити дані про серію та номер бланків документів. Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
До електронної версії трудової книжки потрібно завантажити всі документи, що підтверджують трудову діяльність/зайнятість особи. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про отриману освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Після надсилання кольорових сканованих копій фахівці територіальних органів Пенсійного фонду звіряють їх з даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого немає в електронному форматі.
— А чи необхідно ФОП вносити інформацію в електронну трудову книжку?
— Якщо ФОП має найманих працівників, то вносити дані про них потрібно. Якщо це власна підприємницька діяльність, то жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас зауважу, що на вебпорталі Пенсійного фонду ФОП може подати через персональний кабінет такі скановані копії: витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП та довідки з Державної податкової служби про облік як суб'єкта підприємницької діяльності.
Юля ТОМЧИШИН
"Експрес" № 23 (10734) 8 — 15 червня 2023 року